Het is van uiterst belang voor de ontwikkeling dat jongeren ook buiten de school elkaar ontmoeten.
Door het samen bijwonen en/of organiseren van jongerenevenementen leren ze elkaar anders en beter kennen en verantwoordelijkheid dragen.

Het zal meestal de bedoeling zijn om van de opbrengst iets te organiseren voor de organisatie en/of de inrichters.

Fuiven en optredens kunnen echter niet georganiseerd worden uit puur winstbejag.

Ze moeten georganiseerd worden ten voordele van culturele, politieke, godsdienstige of filosofische doelstellingen van de jeugd, of van een menslievend doel, of voor de kas van de vereniging ten voordele van haar werking.

In Tienen zijn er heel wat leuke zalen die geschikt zijn om een evenement in te organiseren. Hier volgt een korte omschrijving van elke zaal en de contactgegevens indien je meer informatie wenst.

• Evenementenhal Tienen
Deze zaal is gelegen aan het Houtemveld in de sporthalstraat te Tienen en heeft een oppervlakte van 1143 m². Deze zaal biedt de mogelijkheid om verkleind te worden tot 1/3 of 2/3 van de totale oppervlakte.
contact: hans.maho@tienen.be
016 80 48 80

• OC Hakendover
Deze zaal is gelegen in Hakendover in de Keienpoelweg en heeft een oppervlakte van 235 m².
contact: dekruisboog@tienen.be
016 81 28 20

• De Manege
Deze zaal werd helemaal vernieuwd om evenementen te laten plaats vinden. Bij gebruik van de manege moet de organisator geen geluidsvergunning voorzien! De zaal is gelegen in de Minderbroedersstraat te Tienen en heeft een oppervlakte van 800 m²
contact: dekruisboog@tienen.be
016 81 28 20

Organiseer je een muzikaal evenement, dan moet je rekening houden met enkele bijkomende aanvragen, toelatingen en kosten. We omschrijven even kort een aantal belangrijke aanvragen waar je rekening dient mee te houden.

• De geluidsvergunning
Uiteraard gaat een fuif samen met heel wat geluid en lawaai. Daarom is het noodzakelijk dat je bij de gemeente een aanvraag indient om de geluidsnormen van 90 decibel te overschrijden. Deze vraag je ten laatste één maand voor je evenement aan. Bij dienst leefmilieu kun je de nodige documenten verkrijgen om je aanvraag in te dienen. Voor deze en bijkomende vragen kun je steeds terecht op het nummer 016 805 792.

• Het auteursrecht (Sabam)
Sabam heeft tot doel het innen en verdelen, administreren en beheren van alle auteursrechten in België en in de andere landen waar wederkerigheidsovereenkomsten zijn gesloten. Als organisator is het dus noodzakelijk dat je auteursrechten betaalt voor je fuif of optreden. Deze moeten ten laatste 10 dagen voor de officiële datum van je evenement zijn ingediend. Sabam berekent zijn prijs op de uitkoopsom van de geboekte dj' s (optreden/bands) en de prijzen die je vraagt aan de bezoekers. Meer informatie, berekeningen en documenten kun je downloaden op de website van Sabam www.sabam.be

• De Billijke vergoeding
Voor organisatoren van evenementen vormt de muziek een belangrijk onderdeel van de sfeer die ze willen creëren om klanten aan te trekken en tevreden te stellen. Muziek is een element dat minstens even essentieel is als het decor of de verlichting. Het is dus logisch dat zij voor dit specifieke muziekgebruik de artiesten en producenten vergoeden die elke dag nieuwe en gediversifieerde producten leveren. Vandaar dus dat je een aanvraag moet indienen bij de Billijke vergoeding. De billijke vergoeding moet 5 werkdagen voor het evenement aangevraagd zijn. De prijs is gebaseerd op de oppervlakte van de zaal waar je evenement doorgaat en de prijzen die je aan de bezoekers vraagt. Alle informatie en prijsberekeningen vind je op de website van de billijke vergoeding: www.bvergoed.be.
Opgelet: De zalen van stad Tienen beschikken over een jaarcontract bij de billijke vergoeding. De organisator moet deze dus niet zelf aanvragen.

• Verzekeringen
Ook al neem je als organisator de nodige voorzorgen, toch kan er altijd iets misgaan. Om je in te dekken tegen de verschillende risico's die aan het geven van een fuif verbonden zijn, kan je vooraf een aantal verzekeringen afsluiten. Als je een fout maakt waardoor schade ontstaat, kan je burgerrechtelijk aansprakelijk gesteld worden. Gelukkig kan iemand die aansprakelijk gesteld wordt, in veel gevallen rekenen op de bescherming door een verzekering die de schadevergoeding op zich neemt. Zo worden de belangen beschermd van elke persoon die door de fout van iemand anders schade lijdt. Maar ook de belangen van de persoon die de schade heeft veroorzaakt, worden beschermd. Verzekeringen zijn niet alleen een zaak voor de organisator, ook de zaaluitbater heeft bepaalde verplichtingen zoals de objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing. Zalen die meermaals als fuifzaal gebruikt worden, zijn meestal in het bezit van een brandverzekering. Je checkt dit vooraf best eens bij de uitbater.

Meer informatie over het afsluiten van verzekeringen vind je op de website van de organisatie fuifpunt www.fuifpunt.be

Verenigingen of tijdelijke verenigingen van jongeren die een concert, stand-up comedy-show of festival organiseren in Tienen, kunnen gebruik maken van het subsidiereglement rond muzikale evenementen.

Voor concerten kan men tot 75% van de gemaakte kosten terug krijgen met een maximumbedrag van 500 euro.

Voor een comedy-show kan men tot 50% van de gemaakte kosten terug krijgen, eveneens met een maximum van 500 euro.

Bij de organisatie van festivals kan men 50% van de kosten terugkrijgen met een maximumbedrag van 1250 euro.

Het volledige reglement muziekevenementen kun je hier downloaden.

De provincie Vlaams Brabant subsidieert 50% van de uitkoopsom van bands die ingeschreven staan bij "Kunst-Stukjes"(maximum van 100 euro per band). Alle informatie rond dit subsidiereglement vind je terug op de website www.kunst-stukjes.com

Organiseer je een evenement waar 40% naar het goede doel gaat, kan je subsidies krijgen van het speciaal projecten fonds.

Het volledige reglement speciale projecten kun je hier downloaden.

Als organisator is het belangrijk dat je heel wat medewerkers hebt die helpen tijdens het evenement en de voorbereidingen. Daarom is het noodzakelijk dat je tijdig een vergadering organiseert om de stand van zaken te overlopen. Maak ook gebruik van een checklist en een takenlijst zodat je zeker niets over het hoofd ziet. We vernoemen enkele belangrijke onderwerpen die noodzakelijk zijn bij het organiseren van een evenement.

• Sponsoring
Ga op zoek naar handelaars, bedrijven en/of personen die je evenement willen sponsoren. Je zorgt best voor een tegenprestatie via promotieartikelen.

• Promotie
Zorg dat je evenement bekend wordt via het voeren van een promotiecampagne. Deze kan gevoerd worden via flyers, affiches, pers, mond aan mond reclame,...

• Installaties
Neem tijdig contact op met firma's die geluid en licht verzorgen.

• Muziek
Neem tijdig contact op met de gewenste dj, discobar of muziekband. Zorg ook steeds dat je een contract hebt.

• Materialen
Via de technische dienst (www.tienen.be) en de jeugddienst van Tienen kun je gebruik maken van heel wat materialen die meestal nodig zijn om het evenement te organiseren. Voor de jeugddienst kan je reserveren via mail, 016 82 38 64, of een bezoekje aan de jeugddienst.

Reglement uitleendienst

• Security
Voor de beveiliging van aanwezigen op je evenement. Alle informatie rond security is terug te vinden op www.fuifpunt.be

• Werklijsten
Zorg dat je vooraf weet wie welke taak voor zijn rekening neemt tijdens het evenement. Hou rekening met taken als opstellen, tap, doorgeef, kassa, opruim, ...

Heb je na het lezen van deze korte handleiding nog vragen?

Maak dan gerust een afspraak met de jeugddienst waar we je met veel plezier verder helpen.

Je kan telefoneren: 016 82 38 64 of mailen: jeugd@tienen.be